[3/5] Os Quadrantes do Tempo - Corpo, Ação e Comportamento

QUADRANTE SUPERIOR DIREITO (SD) - Perspectiva Objetiva Individual: CORPO, AÇÃO, COMPORTAMENTO.

Nossas atitudes têm um profundo impacto sobre o tempo, entretanto raramente reconhecemos isso. Vivemos de forma automática, apenas respondendo as demandas que aparecem e com pouco controle dos eventos no dia a dia.

Olhar para o quadrante SD nos leva a avaliar o que concretamente fazemos. Nos convida a observar o como e o porquê nos comportamos de determinada forma, nossas atitudes, e garante que aquele salto entre desejo e atuação realmente aconteça.

Vale lembrar que os “Quadrantes do Tempo”, inspirados na Teoria Integral de Ken Wilber, operam em constante interação, se inter-relacionam e influenciam uns aos outros, ou seja, tudo acontece junto e misturado, “tetra-emergindo”. Dessa forma, qualquer alteração em um desses quadrantes impacta os demais. Por isso é importante lembrar que um comportamento ou atitude em relação ao tempo (SD), é diretamente moldado pela interação com o quadrante SE, intenção e escolhas, abordado no artigo anterior.

Há uma variedade de considerações a serem feitas sobre a maneira como conduzimos nossas atividades diárias, e não seria viável abordar todas elas em um único artigo. Neste contexto, optei por destacar algumas para despertar sua reflexão sobre o tema. Cabe a você observar suas próprias ações e identificar outros comportamentos que também impactam sua gestão de tempo.

Comecemos pelo componente central do SD: o CORPO.

O corpo precisa ser reconhecido como o protagonista das ações no tempo, pois o cansaço, a dor, a fome etc. afetam nossa performance muito mais do que damos conta. Temos uma enorme capacidade de nos ajustar à situação adversas, para isso, inconscientemente, nos desconectamos do nosso corpo é como se anestesiássemos nossas percepções sensoriais e físicas. Mas isso tem um custo.

Pergunte-se, quanto tempo leva para solucionar um problema ou concluir um relatório quando se está exausto? E quando está sonolento, será que se dedica à uma reunião da mesma forma de quando está alerta? A qualidade da solução é a mesma? Você consegue manter a paciência para resolver conflitos pelo tempo necessário para alcançar um acordo satisfatório quando está com dor de cabeça? Ou tende a agir rapidamente para resolver a questão? Se está sob efeito de analgésicos será que mantém a mesma disposição para ouvir sua equipe, estar vigilante para identificar uma crise e prevenir retrabalhos?

O corpo é desconsiderado e levado ao extremo de múltiplas formas quando estamos trabalhando. Perde-se um tempo precioso tentando forçar a produção de algo que, no final das contas, não alcançará a qualidade desejada por pura exaustão. Isso leva à erros, desatenções, retrabalhos e até burnout, o que interfere de forma determinante na condução e uso do seu tempo.

Como mencionei acima, todos os quadrantes precisam ser entendidos como uma unidade integrada e dinâmica. Entretanto enfatizo a importância do quadrante SE sobre o SD, pois é justamente a desconexão entre o primeiro e o segundo que provocam dois grandes desperdiçadores de tempo: a Precipitação e a Procrastinação.

A PRECIPITAÇÃO geralmente é acionada em situações de stress, pressão por falta de tempo ou crença de que não há alternativas. Ela provoca o rompimento do pensar racional e o corpo praticamente assume o comando usando a mente instintiva de sobrevivência. Nos leva a fazer coisas sem planejamento nem atenção, provocando erros e retrabalhos.

Outro aspecto a ser considerado na perspectiva do SD é a PROCRASTINAÇÃO.

É muito sedutor “fazer coisas”. O corpo fica em movimento, nos dá a sensação de estarmos ocupados e os resultados são imediatos, dá a sensação de se estar realizando algo. Mas esse fazer sem consciência não é sinal de produtividade, pois fazemos sem gerar resultados significativos. É aquela sensação de chegar no final do dia cansados, mas com a sensação de não ter feito “nada”. Ou pior, com um sentimento de frustração e culpa por não ter resolvido o que era importante e necessário naquele dia.

O SD precisa dos imputes do SE para ter direção e foco no agir, promovendo, dessa forma, ações assertivas.

Por isso procure:

• Entender que precisa ser feito no dia ou em um determinado período;

• Definir o resultado desejado das suas ações;

• Pensar o futuro, se programar, fazendo, no agora, ações que lhe permitirão cumprir aquilo que você se propôs no momento da execução.

Por exemplo, quais dados ou relatórios precisarão ser construídos para serem apresentados em uma reunião? E, quando você precisará começar a coletar esses dados para garantir que as análises sejam feitas a tempo da reunião?

E é sempre bom lembrar que, em alguns momentos, dependendo do seu cargo, função ou necessidade, não fazer também é agir. E fazer coisas que podem ser delegadas também se caracteriza como procrastinação.

Tentei fazer um breve exercício para trabalhar o quadrante SD, mas confesso que é, para mim, um assunto muito sedutor e tive dificuldade em deixá-lo conciso. Eis o que consegui sintetizar:

1. Exerça a AUTO-OBSERVAÇÃO – essa é a base de todos os exercícios. Você só consegue atuar sobre aquilo do qual está consciente.

• Perceba se você está no controle de sua atuação, consciente sobre suas escolhas. Cuidado para não entrar em “modo automático”. Vide abaixo o item 3.

• Entenda sobre sua vitalidade e utilize-a a seu favor. Distribua suas tarefas de acordo com sua energia. Identifique os períodos do dia em que sua produtividade é maior, quando sua concentração está no auge. Identifique as tarefas que fluem naturalmente e as que lhe bloqueiam. E ainda, quais são os fatores ou pessoas que drenam sua energia.

2. CORPO – Atenção aos sinais do corpo, respeite e os considere.

• Descubra subterfúgios que driblem a baixa vitalidade ou mal humor. Por exemplo leve snacks saudáveis para petiscar nas reuniões online, saia com a desculpa de ir ao banheiro e dê uma bela espreguiçada.

• Estabeleça momentos de parada – descanse e permita-se pausas quando perceber que sua eficiência está diminuindo.

3. CLAREZA - Quando não se está claro sobre o que tem de ser feito, fazemos qualquer coisa.

Para isso sugiro que você mantenha uma lista de tarefas distribuídas entre 3 divisões:

a. Agora - tudo que precisa ser feito nesse dia (ou semana).

b. Em Breve - tudo o que ainda tem um prazo para ser executado.

c. Com Tempo e Oportunidade - Nessa última coloque tudo que você tem receio de esquecer, mas que não tem pressa nem importância imediata.

Caso seja necessário, acrescente mais 1 ou 2 divisões na sua lista de acordo com suas demandas, mas não mais do que isso para não se perder em tantas frentes.

Por exemplo, eu tenho uma divisão a mais que chamo de “Acompanhar” que se refere às coisas em que já atuei (ou deleguei) e estou aguardando retorno.

Recorra a lista com frequência, crie uma rotina de checagem diária e atualize-a.

4. ECONOMIZE ENERGIA – Facilite a execução das tarefas agrupando os itens da sua lista por CONTEXTO. Isso permite eliminar várias pendências em um mesmo momento.

Exemplo, anote todos os assuntos que precisa falar com uma pessoa específica e resolva-os quando encontrá-la. Reúna tudo que precisa fazer na rua e resolva em uma mesma saída e assim por diante.

5. MANTENHA FOCO NO AGIR – ao decidir o que precisa ser feito, FAÇA. Mantenha-se presente. Não se deixe levar por tarefas extras. Entenda que tudo tem início, meio e fim, procure conduzir suas ações restritas à tarefa, evite dispersar.

Dica: Caso perceba que desviou de sua intenção, não lamente, retome o foco. Mesmo que já não dê mais tempo de executar o que se propôs, nem que seja por um minuto, retome o foco. Reveja mentalmente que ações serão necessárias para terminar aquela tarefa e o quão breve poderá voltar a ela. Atualize suas listas.

6. CULTIVE GUARDIÕES DO TEMPO – reconheça atitudes que facilitem ou promovam assertividade e reproduza-as, transforme-as em hábito.

Exemplo, se tem um compromisso em um lugar externo, não se programe pensando no horário do compromisso, e sim pense em que horas precisa estar pronto para sair. Foque no horário de saída e não o da chegada. Aposto que você não chegará mais atrasado.

Exemplo, quando marcar um evento na agenda, marque também as etapas que o antecede, aquelas ações que serão necessárias serem providenciadas para que no dia do evento em si, já esteja tudo disponível para execução/decisão. Isso evita correria e estresses por esquecimentos ou desatenção.

Quando você implementa as propostas sugeridas acima, cultivando Guardiões do Tempo, seus comportamentos tornam-se hábitos que aliviam a sensação de urgência ou desespero e permitem o agir de forma relaxada, possibilitando apreciar o momento e garantindo resultados de melhor qualidade. Dessa forma você flui com o tempo sem que as tarefas lhe atropelem.

Alguma dessas dicas chamou sua atenção?

Escreva nos comentários o que você faz que lhe ajuda na organização do seu dia a dia.